Руководство пользователя НейроДок

1О программе

НейроДок — это система электронного документооборота (СЭД) со встроенным искусственным интеллектом, которая устанавливается на сервер внутри вашей организации. Ни документы, ни запросы к ИИ никогда не покидают ваш контур: и хранение, и поиск, и языковая модель работают локально.

Что умеет система

• Хранит и регистрирует документы по настраиваемым типам с произвольным набором реквизитов (карточка документа), присваивает регистрационные номера, ведёт номенклатуру дел.
• Ведёт версии документов и хранит вложенные файлы (оригиналы, сканы, приложения).
• Разграничивает доступ по оргструктуре, ролям и грифам — каждый видит только то, что ему положено.
• Отвечает на вопросы по вашим документам с помощью ИИ (RAG-поиск), извлекает реквизиты из сканов, предлагает тип документа, делает краткое резюме — строго в рамках прав доступа пользователя.

Для кого

Для компаний, которым нужен порядок в документах и умный поиск по ним, но которые не могут или не хотят отдавать содержимое во внешние облачные сервисы: организации с персональными данными, коммерческой тайной, требованиями импортозамещения.

2Начало работы и вход

Система устанавливается администратором «под ключ»: сервер, база данных, векторное хранилище и (в платных редакциях) языковая модель разворачиваются одним инсталлятором. После установки программа доступна в браузере по адресу, который сообщит администратор (например https://neurodok.вашакомпания.ru).

1. Откройте адрес системы в браузере (Chrome, Edge, Firefox, Яндекс.Браузер).
2. Введите логин и пароль, выданные администратором. При первом запуске у администратора это учётная запись admin с паролем, заданным при установке.
3. Нажмите Войти. Откроется рабочий стол — раздел «Документы».

3Интерфейс

Экран разделён на три части: верхняя панель, боковое меню слева и рабочая область.

Верхняя панель

• Поиск по документам — быстрый поиск по названиям и реквизитам.
• Размер шрифта A A A — три ступени; выбор сохраняется между сеансами (удобно для долгой работы с текстом).
• Тон и тема — переключение холодного/тёплого тона и светлой/тёмной темы. По умолчанию включена светлая тема с высокой контрастностью.
• Справка — открывает это руководство.
• Профиль и выход — имя текущего пользователя и кнопка выхода.

Боковое меню

4Типы документов и реквизиты

Прежде чем заводить документы, в системе создают типы документов (например «Договор», «Входящее письмо», «Приказ»). Тип задаёт набор реквизитов — полей карточки, которые заполняются у каждого документа этого типа.

Как создать тип

1. В разделе «Документы» нажмите Новый тип.
2. Укажите название типа.
3. Добавьте реквизиты: у каждого — название и тип данных.
4. Отметьте обязательные реквизиты и сохраните.

Типы данных реквизитов

Система строго проверяет вводимые значения по типу данных — это защищает от ошибок и делает данные пригодными для поиска и отчётов.

5Работа с документами

Создание документа

1. Нажмите Создать документ.
2. Выберите тип — форма покажет его реквизиты.
3. Введите название и заполните реквизиты. Обязательные поля отмечены; неизвестные системе поля не принимаются.
4. Сохраните. Документ появится в списке.

Карточка документа

Клик по строке списка открывает карточку справа. В ней:

• Реквизиты — значения полей; их можно изменить (при наличии прав на запись).
• Статус документа и его регистрационный номер.
• Версии — история редакций.
• Файлы — вложения с кнопками просмотра и скачивания.
• Действия — новая версия, прикрепить файл, Суммаризировать ИИ ИИ.

Список и фильтры

В списке документы можно отфильтровать по типу, статусу и делу. Счётчик показывает число доступных вам документов. Важно: в списке всегда только те документы, к которым у вас есть доступ.

6Файлы, версии и регистрационные номера

Вложенные файлы

К документу прикрепляются файлы: оригиналы, сканы, приложения. Файлы хранятся на сервере организации (или в указанной сетевой папке) — не в облаке. Для каждого файла доступны:

• Просмотр — открывает файл прямо в браузере (например PDF) в защищённом режиме.
• Скачивание — сохраняет файл на ваш компьютер.

Версии

Каждая правка тела документа может фиксироваться как новая версия с автоматической нумерацией. Прежние версии сохраняются — всегда видно, что и когда менялось.

Регистрационные номера и дела

Документы получают регистрационные номера, а дела ведутся по номенклатуре — как в классическом делопроизводстве. Это позволяет находить документ по номеру и группировать по делам.

7Права доступа и грифы

Разграничение доступа — фундамент системы. Оно действует одинаково и в самой СЭД, и в поиске ИИ: недоступный вам документ ИИ «не видит» и никогда не покажет в ответе.

Два уровня контроля

1. Дискреционный доступ (ACL) — «кому что можно». Доступ даётся: автору документа; через роли и права; через оргструктуру (доступ наследуется вверх по ветке подразделений); через персональные гранты на конкретный документ.
2. Мандатный гриф (уровень допуска) — «секретность». У документа есть гриф (например внутренний, конфиденциально), а у пользователя — уровень допуска. Увидеть документ можно только при допуске не ниже его грифа, даже если по ACL доступ формально есть.

Роль администратора

Право org.manage даёт администратору управление системой в обход дискреционного ACL, но не в обход грифа: даже администратор ограничен своим уровнем допуска. Это разделение обязанностей — ИТ-администратор управляет системой, но гриф по-прежнему держит границу.

8Функции искусственного интеллекта ИИ

ИИ в НейроДоке работает по принципу RAG (генерация с опорой на ваши документы): модель отвечает не «из головы», а на основе найденных в ваших документах фрагментов, и всегда показывает источники. Всё считается локально — на встроенной или указанной вами языковой модели.

8.1. Поиск ИИ — диалог по документам

Раздел «Поиск ИИ» — это чат. Вы задаёте вопрос обычным языком, система:

1. Находит по смыслу подходящие фрагменты — только среди доступных вам документов.
2. Передаёт их языковой модели вместе с вопросом и историей диалога.
3. Возвращает ответ и список цитат — из каких документов он собран (по ним можно перейти).

Диалог помнит предыдущие реплики, поэтому можно уточнять («а срок по нему какой?») без повторения контекста.

8.2. Авто-извлечение реквизитов

При создании документа с прикреплённым файлом ИИ прочитает его (текстовый слой PDF, а для сканов — распознает текст, OCR) и предложит значения реквизитов карточки под схему выбранного типа. Нераспознанное поле останется пустым — система не выдумывает данные, оператор проверяет и дозаполняет.

8.3. Классификация типа

Кнопка «Определить тип» предлагает, к какому из существующих типов отнести документ, с оценкой уверенности. Решение всегда за пользователем.

8.4. Резюме документа

«Суммаризировать ИИ» в карточке составляет краткое изложение сути — стороны, суммы, даты, ключевые условия — только по фактам из текста, без домыслов.

8.5. Предпросмотр файлов

Файлы (например PDF) открываются для просмотра прямо в системе, в изолированном защищённом режиме.

9Почта

В НейроДоке три уровня работы с почтой — от внутренней переписки до личных корпоративных ящиков сотрудника. Всё проходит через контроль грифов: конфиденциальный документ нельзя отправить наружу, пока его не разгрифуют.

9.1. Внутренняя почта

Раздел «Почта» → вкладки Входящие / Отправленные / Написать. Письмо адресуется сотрудникам; во вложение можно приложить документы СЭД — по ним система видит гриф и на исходящем наружу срабатывает защита (DLP).

9.2. Внешняя почта организации

• Отправка контрагентам — письмо на внешний адрес уходит по SMTP (адрес почтового сервера настраивает администратор). Конфиденциальное вложение блокируется до разгрифования.
• Приём (вкладка «Внешние») — письма из внешнего ящика организации забираются по IMAP в стейдж на разбор. Оператор нажимает «Получить почту», затем по каждому письму — «Зарегистрировать» (выбрать тип и гриф → создаётся входящий документ) или «Отклонить». Автоматически документами письма не становятся — защита от спама.

9.3. Личные ящики сотрудника («Моя почта»)

В разделе «Моя почта» сотрудник подключает свои корпоративные ящики (можно несколько — рабочий, личный корпоративный и т. д.) и работает с ними прямо в системе:

1. «Мои ящики» → «Добавить ящик»: название, адрес, серверы IMAP и SMTP с портами, логин и пароль.
2. «Проверить» — система проверит вход по IMAP и SMTP; «Получить» — заберёт входящие в личную папку.
3. Вкладки Входящие / Отправленные, кнопка «Написать» — отправка от выбранного ящика (от своего адреса).

10Совещания и протокол ИИ

Аудио/видео-совещания сотрудников внутри вашего контура с записью, расшифровкой и — главное — автоматическим протоколом. Совещание превращается в документ и поручения, не покидая организацию.

Как провести совещание

1. Раздел «Совещания» → «Создать совещание»: тема, гриф (по желанию), участники.
2. Откройте карточку, «Начать», участники входят кнопкой «Войти в комнату». Живая аудио/видео-связь идёт через медиа-сервер (включается администратором); доступ в комнату — только участникам с допуском не ниже грифа.
3. Запись: «Записать с микрофона» пишет разговор прямо в браузере (или загрузите готовый аудиофайл). Запись хранится под грифом совещания.
4. «Расшифровать» — ИИ переводит запись в текст (распознавание речи).
5. «Сформировать протокол» — ключевая кнопка.

Ценность работает уже при записи в браузере — многоточечная живая видеосвязь подключается на сервере как дополнительный компонент (верхняя редакция).

11Совместная работа

НейроДок — не только документооборот, а единый рабочий контур компании. Всё ниже — приватно, под вашими правами и грифами.

• Дашборд (главный экран) — сводка на входе: уведомления, ваши задачи, события, письма, документы. Кабинет — «что требует внимания сегодня» для руководителя.
• Задачи и поручения — ставьте задачи сотрудникам или на отдел (очередь), делегируйте, отслеживайте сроки и просрочки; поручение по документу с резолюцией и контролем.
• Календарь — события и приглашения; Заметки — личные и для отдела; Мои документы — личное хранилище (заявления, сканы), видите только вы.
• Сообщения — внутренний мессенджер (лично, группы, каналы отдела) в реальном времени.
• Почта и Совещания — см. разделы 9 и 10.
• Поиск по всему (строка поиска вверху) — ищет по документам, заметкам, задачам, почте и переписке сразу; «Спросить ИИ по всему» — ответ с ссылками на источники.
• Редактирование в браузере — кнопка «редактировать» у файла открывает документ в веб-офисе; файл не скачивается на компьютер (безопаснее), изменения сохраняются новой версией.

12Делопроизводство и обмен

Инструменты классического делопроизводства и обмена с другими организациями — под грифами и в едином журнале.

Согласования и поручения

Раздел «Согласования» — маршруты согласования документов (кто и в каком порядке визирует), с контролем сроков. Поручения по документу ставятся с резолюцией и отслеживаются как задачи.

Обмен с контрагентами

• ЭДО — обмен юридически значимыми документами через операторов (Диадок, СБИС): журнал передач, статусы, место для электронной подписи.
• Партнёры — прямой межорганизационный обмен документами между двумя установками НейроДока по защищённому подписанному каналу (без посредников). Партнёр подключается по инвайт-токену или через адресную книгу; передача идёт в пределах согласованного грифа.
• Разгрифование — понижение грифа документа для внешней отправки; запрос подтверждает уполномоченный сотрудник.

Замещение

На время отпуска/командировки сотрудник передаёт свои задачи и права заместителю — работа не останавливается, всё под контролем.

Архив и дела (номенклатура)

Раздел «Архив · дела» ведёт номенклатуру дел, сроки хранения, жизненный цикл дела (открыто → закрыто → в архиве → уничтожено) по ГОСТ.

Шаблоны

Готовые шаблоны документов ускоряют создание типовых бумаг (договоры, письма, приказы).

Отчёты и аналитика

• Сводка по документам и задачам, исполнительская дисциплина по сотрудникам.
• Выгрузка реестра документов в CSV и Excel (под теми же фильтрами и правами доступа).
• QR-код документа (кнопка на карточке) — для печати на бумажной карточке/наклейке: скан ведёт к документу в системе.

13Лицензия и режимы работы

НейроДок работает по модели разовой бессрочной лицензии на мажорную версию (без обязательных подписок). До активации и без лицензии система остаётся полезной, но с ограничениями.

Активация лицензии

Активацию выполняет администратор в мастере установки или в настройках. Возможны два пути:

• Онлайн — программа связывается с сервером активации, передаёт ключ и «отпечаток» сервера и получает подписанный лицензионный токен.
• Офлайн (для закрытых контуров) — программа показывает машинный код, вы передаёте его нам (телефон/почта), получаете офлайн-токен и вводите его в программу. Интернет на сервере не требуется.

Лицензия привязывается к оборудованию сервера. Замена одного компонента (диск, обновление BIOS) лицензию не сбрасывает; перенос на другую машину выполняется через деактивацию и повторную активацию.

14Администрирование

Разделы ниже доступны пользователям с соответствующими правами (раздел «Настройки» и «Оргструктура»).

Оргструктура и пользователи

• Подразделения — дерево оргструктуры; доступ к документам наследуется вверх по ветке.
• Пользователи — создание учётных записей, назначение подразделения и уровня допуска.
• Роли и права — набор прав объединяется в роль, роль назначается пользователю.

Хранилище файлов

Раздел «Хранилище» задаёт, где и как хранятся файлы документов:

• Место хранения — локальный диск сервера или сетевое хранилище (S3-совместимое: SeaweedFS, MinIO, любое). Для сетевого указываются адрес, bucket и ключи доступа; кнопка «Проверить подключение».
• Шифрование (по желанию администратора) — содержимое файлов шифруется на диске. При включённом шифровании обязательно скачайте резервный ключ на внешний носитель: его потеря = потеря доступа к файлам.
• Резервное копирование — можно включить автоматические копии (база данных + при желании файлы) по расписанию, задать каталог (внешний носитель/том) и число хранимых копий, либо сделать копию кнопкой «Сейчас». Гибко, на выбор администратора.

Лицензия

В «Настройках» — статус лицензии (редакция, доступность ИИ, срок, код машины) и активация: онлайн по ключу или офлайн (challenge-response) для закрытых контуров, а также деактивация для переноса на другой сервер (см. раздел 13).

Настройка ИИ

Администратор указывает адрес языковой модели (встроенная в дистрибутив либо внешний сервер по OpenAI-совместимому API — Ollama, GigaChat, vLLM) и, для совещаний, адрес сервера распознавания речи. Модель сменная: можно начать со встроенной и позже переключиться на более мощную; ИИ и распознавание можно вынести на отдельный сервер с GPU.

Конфигуратор

Отдельная программа настройки позволяет без переустановки менять базу данных, хранилище файлов, адрес ИИ, порт и домен/сертификат, сбрасывать пароль администратора, управлять службами и смотреть журналы.

15Безопасность и приватность

• Локальность. Документы, поиск и языковая модель работают внутри вашего контура. Наружу ничего не отправляется.
• Защита канала. Веб-доступ по HTTPS; современные security-заголовки (HSTS, защита от кликджекинга и подмены типов).
• Разграничение доступа действует единообразно в СЭД и в ИИ (см. раздел 7).
• Неизменяемый журнал (аудит). Входы, выпуск и изменение документов, административные операции фиксируются и не редактируются.
• Пароли хранятся в виде необратимых хэшей; сессии защищены, есть защита от подбора пароля.

16Частые вопросы

Уходят ли мои документы или запросы в интернет?

Нет. Хранение, поиск и языковая модель работают локально. Внешние подключения нужны только для онлайн-активации лицензии (её можно провести и офлайн).

Почему ИИ не отвечает / показывает только фрагменты?

Либо не подключена языковая модель (обратитесь к администратору), либо по доступным вам документам ничего не найдено. ИИ никогда не показывает документы вне ваших прав.

Я не вижу документ, который есть у коллеги.

Это работа разграничения доступа: у вас нет прав на этот документ или недостаточен уровень допуска. Обратитесь к владельцу документа или администратору.

Можно ли редактировать документы в льготном режиме?

Нет, льготный режим — только чтение. Активируйте лицензию, чтобы вернуть создание и правку.

Что будет с данными после окончания пробного периода?

Данные остаются доступными для чтения. Функции записи и ИИ включаются после активации лицензии.